W

y

s

u

ń

Wirtualny faks - zbędny wydatek czy sposób na poprawę obiegu informacji w firmie?

Faks to urządzenie, które w opinii wielu osób jest już reliktem minionych lat, którego w dobie komunikacji elektronicznej nikt już nie używa. Tymczasem okazuje się, że wysyłka faksów nadal się odbywa, chociaż wraz z rozwojem technologii zyskała nowe życie i obecnie przybrała formę wirtualną. Jak to działa? Dlaczego i kiedy warto zainwestować w wirtualny faks? Dowiesz się w dalszej części naszego wpisu.

Czym jest wirtualny faks?

Tradycyjny fakt wymagał zastosowania odpowiedniego urządzenia, drukarki oraz podłączenia do linii telefonicznej, która wykorzystywała łącza analogowe. Było to drogie, problematyczne i mało wydajne. Wirtualny faks działa na zupełnie innych zasadach. Jest to usługa internetowa, eliminująca konieczność zakupu, konserwacji i naprawy sprzętu. Jednocześnie umożliwia efektywny obieg dokumentów, co jest jednym z głównych filarów funkcjonowania większości firm — bez względu na ich wielkość.

Wirtualny faks wykorzystuje rozwiązania VoIP. Technologia VoIP pozwala na przesyłanie danych na odległość przy pomocy protokołu IP. Za pośrednictwem sieci internetowej można przesyłać dokumenty na numer odbiorcy, bez względu na to, czy korzysta on z tradycyjnego, czy wirtualnego faktu. Schemat działania jest podobny do poczty elektronicznej e-mail. Użytkownik załącza zeskanowany dokument w formie cyfrowej w panelu faksowym (np. w pliku PDF), następnie podaje numer i wysyła do odbiorcy. Takie rozwiązanie nie tylko usprawnia proces obiegu dokumentów, dla również pozwala na ich digitalizację.

fax

 

Kiedy warto zdecydować się na wirtualny faks?

Jest wiele powodów, dla których warto zdecydować się na zastosowanie wirtualnego faksu w firmie. Jeśli Twoi klienci przesyłają dokumenty w ten sposób, Ty również powinieneś dla utrzymania owocnej współpracy biznesowej. Wiele instytucji państwowych nadal przyjmuje zgłoszenia faksem. Warunki niektórych przetargów również mogą zakładać składanie ofert tą drogą.

Przesyłanie dokumentów wirtualnym faksem to również usprawnienie procesów związanych z archiwizacją dokumentacji. Jest to również sposób, aby ograniczyć, a nawet całkowicie wyeliminować wykorzystywanie papieru, przyczyniając się do ochrony środowiska. Otrzymując dokument w formie cyfrowej, można od razu przechowywać go w przestrzeni dyskowej, co jest nieporównywalnie tańsze i bezpieczniejsze.