Czym są wirtualne centrale telefoniczne?

Jednym z najważniejszych elementów w sprawnym funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego rozmiaru, jest właściwa komunikacja. Aby proces ten przebiegał efektywnie i szybko, wykorzystywane są coraz nowocześniejsze rozwiązania, które można dopasować do konkretnych potrzeb danej firmy. Jednym z takich rozwiązań jest wirtualna centrala telefoniczna. Czym charakteryzuje się ta opcja? I dlaczego warto z niej skorzystać? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule. 

 

Wirtualna centrala telefoniczna - czym jest?

Wirtualna centrala telefoniczna to najprościej mówiąc zintegrowana platforma, której celem jest obsługa połączeń - zarówno przychodzących, jak i wychodzących. Platforma ta pozwala także na obsługę poczty głosowej, faksu, czatu, maili, a także telekonferencji i wideokonferencji. To bardzo elastyczne rozwiązanie, które sprawia, że możemy zrezygnować z wykorzystywanych do tej pory, mniej wygodnych propozycji, takich jak fizyczna centrala telefoniczna bazująca na tzw. centralkach. 

 

Co jeszcze warto wiedzieć?

Na szczególną uwagę zasługuje fakt, że wirtualna centrala telefoniczna realizuje zadania przy pomocy sieci internetowej, dzięki czemu jest niezawodna, a jej działanie nie zależy od fizycznych urządzeń. Opcja ta posiada też wiele dodatkowych funkcjonalności, które można dopasować do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Do najczęściej wykorzystywanych opcji należy: 

• możliwość ustawienia własnoręcznie skonstruowanego komunikatu w postaci zapowiedzi słownej dla połączeń przychodzących, 
• opcja ustalenia powiadomień w zależności od dnia tygodnia lub pory dnia,
• możliwość pozostawienia wiadomości głosowej, jeśli połączenie nie zostanie odebrane przez konsultanta, 
• opcja prowadzenia statystyk połączeń wychodzących i przychodzących, 
• możliwość odtworzenia wybranego dźwięku lub melodii w czasie oczekiwania na połączenie.

 

Dlaczego warto skorzystać?

Widać więc wyraźnie, że możliwości, jakie daje wirtualna centrala telefoniczna są naprawdę szerokie. Na szczególną uwagę zasługuję duża elastyczność w zakresie miejsca i czasu pracy, a także brak ograniczeń typowych dla tradycyjnej centrali telefonicznej. Opcja ta umożliwia także proste i intuicyjne zarządzanie kontami oraz daje możliwość stworzenia jednego numeru wewnętrznego, na który zalogowanych jest wiele urządzeń. W czasie wykorzystania wirtualnej centrali telefonicznej rozmowy mogą być prowadzone na dowolnym urządzeniu, przy zachowaniu możliwości przełączenia. System ten wyróżnia się także niską awaryjnością, która wynika z faktu, że jest on stale monitorowany i analizowany, a zawarte w nim dane są przechowywane w kilku kopiach.

Inne zalety wirtualnej centrali telefonicznej to:

• niski koszt uruchomienia oraz dalszej eksploatacji,
• brak konieczności dokonywania napraw fizycznych urządzeń, 
• brak konieczności zatrudnienia dodatkowych pracowników, których rolą jest obsługa centrali fizycznej,
• intuicyjne i wygodne użytkowanie,
• oszczędność związana z brakiem konieczności zakupu dodatkowych urządzeń fizycznych, takich jak m.in. serwery.